Cualquier ocasión es buena para disfrutar de una velada agradable con nuestros seres queridos, ya sea un cumpleaños, una boda o una graduación. Por eso, hoy te contamos cómo organizar eventos al aire libre para conseguir que esa fecha señalada sea especial.
9 consejos para organizar eventos al aire libre
Aunque a simple vista parezca sencillo, para celebrar eventos al aire libre es necesario tener bajo control cada detalle. ¡En este post os damos los consejos para conseguirlo!
Ser previsor con las invitaciones a los asistentes
El número de invitados es el factor que determinará nuestra fiesta, por eso es importante avisarles con antelación para evitar posibles bajas.
No es lo mismo la organización de un evento para 20 personas que para 200, por tanto, hay que enviar las invitaciones con la antelación suficiente para poder coordinarlo todo conociendo este dato en un momento en el que todavía nos queden días por delante para nuestros eventos al aire libre. En definitiva, se trata de contar con margen de maniobra
Temática del evento
El primer paso para conseguir que tu festejo sea único es tener en cuenta la temática en torno a la que girará la jornada. Dependiendo del tipo de acto y de los asistentes que vayas a invitar, variará la tónica del evento.
A la hora de alquilar espacios al aire libre para eventos, es importante conocer si cumplen con las características necesarias. No es lo mismo celebrar un acto familiar a uno empresarial.
Condiciones climáticas
Una vez tengas claro el tema del acto, un factor esencial para organizar eventos al aire libre es adaptarse a las condiciones climáticas. Por ejemplo, en el caso de Valencia, en que las temperaturas suelen ser elevadas, debes valorar la incorporación de toldos para que los invitados estén a la sombra.
Catering
Otro de los aspectos clave es elegir un buen catering, teniendo en cuenta los servicios que ofrece y los comensales que seréis. Como sabemos la importancia de este servicio, desde Masía San Agustín os damos total libertad para elegir el que más os guste. ¿Qué no lo tienes claro? Si eliges esta ubicación, únicamente nos lo tienes que comentar para que nos encarguemos nosotros.
Recursos audiovisuales
Para elegir correctamente un alquiler de espacios al aire libre para eventos, mucha gente se queda únicamente en la parte estética, algo que sea atractivo visualmente. Sin embargo, lo primordial en este caso es elegir una opción que te ofrezca los recursos adecuados.
En el caso de que haya una fiesta con música, será importante que los equipos de sonido estén preparados a la intemperie. Un elemento extra es que haya iluminación y luces led para decorar y animar el ambiente.
Actividades
Asimismo, hay muchas más cuestiones a tener en cuenta a la hora de organizar este tipo de eventos, como las actividades que se realizarán.
Por ejemplo, en muchos espacios realizan experiencias de team building, es decir actividades que buscan mejorar las relaciones interpersonales dentro de un grupo, por lo general, en una organización empresarial.
En función al tipo de evento que celebremos y los invitados que tengamos realizaremos unas actividades u otras, y es que no es lo mismo un cumpleaños infantil que una cena de empresa.
Regalos para tus invitados
Una buena opción para darle un valor añadido a tus fiestas es tener un pequeño detalle con tus invitados, para que tengan un buen recuerdo del evento.
Hay muchos tipos de regalo para dar a tus invitados, dependiendo del tipo de fiesta y de cuánto los conozcas. La oferta es muy variada. Desde un set de velas aromáticas, hasta un llavero multiusos; pasando por una botella de vino o una pluma estilográfica.
En el caso de que haya niños entre nuestros invitados podemos darles un kit de juegos o de chocolates y otros dulces.
Seguimiento del evento
El alquiler de espacios al aire libre para eventos también conlleva estar pendiente de la organización durante todo el proceso.
Por tanto, cuando hayamos escogido todos los detalles del acto solo nos quedará realizar un seguimiento del evento. Esto nos ayudará a garantizar que no hay fallos de última hora y que nuestra fiesta cumple los requisitos de nuestros invitados.
Presupuesto
Por último, pero no menos importante, el presupuesto es un factor clave a la hora de elegir un espacio para realizar estos eventos.
Por ello es de vital importancia ponerse en contacto con varios espacios que celebren estos actos y conocer bien sus servicios antes de tomar ninguna decisión.
Finalmente, y si tras hacer este análisis exhaustivo sigues todos nuestros consejos, seguro que consigues que esa fecha tan especial acabe convirtiéndose en un día único que todos los invitados recordarán. Además, si todos estos puntos te han convencido, te recomendamos que le eches un vistazo a las posibilidades que te ofrece Masía San Agustín en lo que respecta a eventos al aire libre, ya que te va a permitir desarrollar a la perfección todos estos puntos que acabamos de tratar.
